Politique de confidentialité
des données

Cette politique de confidentialité (la « Politique ») s’applique à toutes les informations personnelles que nous recueillons ou que vous nous transmettez via notre site Web à l’adresse www.groupe-alphard.com (le « Site ») de Groupe Alphard inc. Les pratiques décrites dans cette Politique ne s’appliquent pas aux autres sites Web que vous pourriez visiter par le biais des hyperliens disponibles sur notre Site. Les informations recueillies ou transmises sur ces sites externes sont régies par leur propre politique de confidentialité.

Dans le cadre de cette Politique, les « informations personnelles » désignent toute donnée concernant une personne physique permettant de l’identifier, directement ou indirectement. Sont habituellement exclues de cette définition les informations ayant un caractère public en vertu d’une loi ou les informations concernant l’exercice d’une fonction au sein d’une entreprise (comme le nom, titre, fonction, adresse courriel et téléphone professionnels).

Nous ne recueillons que les informations personnelles nécessaires pour vous fournir nos services, répondre à vos demandes et pour les autres fins énoncées dans la section « À quelles fins utilisons-nous vos informations personnelles ? ». Les types d’informations personnelles que nous collectons incluent :

• Vos coordonnées : Nous pouvons collecter votre nom, adresse courriel, adresse résidentielle et numéro de téléphone. Ces renseignements peuvent être recueillis lorsque vous nous contactez pour une offre de services, vous vous portez candidat à un poste chez Groupe Alphard, ou interagissez avec nous dans le cadre de votre rôle en tant que représentant d’un client. Nous collectons généralement ces informations directement auprès de vous, mais dans certains cas, nous pouvons les obtenir de tiers.
• Renseignements liés à l’emploi : Si vous sollicitez un poste chez nous, nous recueillons des informations sur votre expérience professionnelle et votre formation, notamment via des plateformes de recrutement. Nous utilisons ces données pour évaluer votre candidature. Nous pouvons également collecter des informations auprès de tiers lors de vérifications de références ou d’antécédents préalables à l’embauche.
• Cookies de "Google Analytics" à des fins statistiques : Nous recueillons également des informations grâce à l’interactivité entre votre appareil (ordinateur, tablette ou téléphone) et notre site Web. Cela nous permet d’analyser et d’améliorer l’expérience utilisateur.

Nous collectons généralement vos informations personnelles avec votre consentement, sauf dans certains cas, comme ceux liés aux usagers de l’Union européenne (voir la section « Informations additionnelles pour les usagers de l’Union européenne »). Des exceptions peuvent également s’appliquer si la loi le permet (par exemple, pour nous conformer à nos obligations légales ou pour établir, exercer ou défendre une action en justice). Vos informations personnelles sont recueillies de plusieurs façons, notamment :

• Cookies indispensables au fonctionnement de notre site Web.
• Cookies de Google Analytics, utilisés à des fins statistiques.

Vous avez le droit de refuser la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos informations personnelles. Cependant, veuillez noter que le refus de fournir ces renseignements peut vous empêcher d’utiliser certaines fonctionnalités du Site, car ils sont essentiels à la prestation des services demandés.

Nous utilisons vos informations personnelles aux fins décrites dans cette section. Si nous devons les utiliser à d’autres fins, nous vous demanderons d’abord votre consentement.

a. Pour des fins limitées et spécifiques

• Assurer la prestation de nos services : Préparer une offre de services demandée par votre entreprise.
• Gérer nos activités commerciales : Améliorer nos stratégies d’affaires, détecter les fraudes et autres activités illégales.
• Traiter les demandes d’emploi : Évaluer votre candidature si vous postulez chez Groupe Alphard.
• Améliorer votre expérience client lors de votre visite sur notre site Web, adapter le contenu et la publicité en fonction de vos intérêts.
• Effectuer des actions de prospection commerciale : Vous transmettre des offres, des actualités, ou toute autre information concernant nos produits et services.
• Maintenir un environnement sécurisé : Protéger les renseignements recueillis et assurer un environnement de confiance.
• Respecter les obligations légales et réglementaires : Nous conformer aux lois applicables et gérer tout litige potentiel.
• Atteindre d’autres objectifs permis ou requis par la loi : Protéger la sécurité des renseignements et respecter les obligations légales.

b. Pour communiquer avec vous

Si vous avez consenti à recevoir des communications, Groupe Alphard inc. peut vous envoyer des infolettres, courriels, messages texte, et autres communications concernant nos produits et services. Vous pouvez vous désabonner à tout moment via le lien de désabonnement dans nos messages ou en nous contactant. Notez toutefois que nous pouvons toujours vous informer des mises à jour ou problèmes techniques critiques liés au Site.

c. Utilisation à des fins secondaires

Nous pouvons également anonymiser vos informations personnelles pour :

• Créer des données statistiques : Améliorer le Site, examiner les intérêts des utilisateurs, ou entraîner des algorithmes d’apprentissage automatique.
• Partager avec des partenaires tiers : Ces données anonymisées peuvent être partagées avec nos partenaires, sans inclure d’informations permettant de vous identifier.

Lorsque vous naviguez sur notre site, des cookies et des pixels invisibles peuvent être déposés sur votre appareil (ordinateur, tablette ou téléphone). Un cookie est un petit fichier texte qui enregistre des informations lors de votre visite. Nous utilisons ces cookies pour différentes raisons :

a. Cookies strictement nécessaires

Ces cookies sont essentiels au fonctionnement de notre site Web. Ils permettent des actions de base, comme la navigation entre les pages sans perdre les actions précédentes de votre session.

b. Cookies non essentiels

Si vous avez donné votre consentement, nous utilisons aussi :

• Cookies de fonctionnalité : Ils mémorisent vos préférences (comme votre langue ou votre région) pour améliorer votre expérience sur le Site.
• Cookies analytiques : Ils nous aident à comprendre comment vous utilisez notre site. Par exemple, avec Google Analytics, nous collectons des données anonymisées sur les pages visitées et le temps passé sur le site. Ces informations sont affichées sous forme de statistiques et ne permettent pas de vous identifier personnellement. Vous pouvez désactiver ces cookies ici : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr.

c. Stockage et sécurité des informations

Les informations collectées via les cookies peuvent être stockées sur des serveurs à l’extérieur du Canada, soumis aux lois de ces pays. Les cookies nous aident à améliorer notre site et à faciliter votre accès. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies, mais cela peut affecter certaines fonctionnalités du Site.

Sauf pour les cookies strictement nécessaires, nous n’installerons des cookies sur vos appareils qu’avec votre consentement. Ces cookies seront conservés pour une durée maximale de 24 mois à partir de leur dépôt. Passé ce délai, nous solliciterons à nouveau votre consentement. Vous pouvez gérer ou désactiver les cookies via les paramètres de votre navigateur. Cependant, veuillez noter que le refus des cookies peut limiter certaines fonctionnalités du Site et des communications. Pour plus d’informations sur la gestion et la désactivation des cookies non essentiels, consultez : https://www.allaboutcookies.org/fr/.

Vos informations personnelles ne seront jamais vendues ou commercialisées sans votre consentement. Cependant, nous les partageons dans les cas suivants :

a. Nos employés

Seul le personnel autorisé de Groupe Alphard inc. peut accéder à vos informations personnelles, et ce, uniquement si nécessaire pour la gestion de notre relation commerciale ou pour remplir nos obligations légales.

b. Nos partenaires stratégiques

Nous partageons vos informations personnelles avec des partenaires lorsque cette divulgation est requise aux fins de la réalisation des Fins. Cela inclut :

• Alboréa inc. : Responsable du développement Web de Groupe Alphard.
• Fournisseurs de services : Par exemple, les services d’hébergement gérés par des fournisseurs informatiques externes.
• Tiers via cookies : Des tiers peuvent collecter vos informations personnelles sur notre site via des cookies, sous réserve de votre consentement.

c. Communication à des tiers sans votre consentement

Dans certains cas, nous partageons vos informations sans votre consentement, notamment :

• Avec des autorités légales ou des organismes chargés de prévenir, détecter ou réprimer les infractions.
• Avec des organismes publics dans l’exercice de leurs fonctions.
• Dans les situations d’urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité d’une personne.
• Pour le recouvrement de créances.

Pour plus de détails, vous pouvez consulter les articles de la loi ici : www.legisquebec.gouv.qc.ca/

d. Dans le cadre de transferts d’entreprise

Vos informations personnelles peuvent être partagées sans votre autorisation lors de transactions commerciales (fusion, acquisition, faillite, etc.). Dans ces cas, elles peuvent être partagées avec les tiers concernés dans le cadre de la diligence raisonnable.

e. Pour d’autres fins avec votre consentement

Lorsque vous y avez expressément consenti, vos informations personnelles peuvent être partagées avec d’autres tiers. Par exemple, il peut y avoir des cas spécifiques où des conditions supplémentaires s’appliquent et, à travers celles-ci, nous indiquons clairement que des tiers spécifiques traitent vos informations personnelles.

Nous conservons vos informations personnelles uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés, ou pour nous conformer aux obligations légales. Une fois cette période écoulée, les renseignements seront soit détruits, soit anonymisés, conformément à notre calendrier de conservation et à la législation applicable.

Pour déterminer la durée de conservation, nous prenons en compte plusieurs facteurs, tels que la quantité, la nature et la sensibilité des informations, le risque potentiel lié à une utilisation non autorisée, et les exigences légales ou réglementaires.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la durée de conservation de vos informations personnelles, n’hésitez pas à nous contacter via les coordonnées fournies dans la section « Nous joindre ».

Les informations personnelles que nous recueillons sont stockées dans des systèmes sécurisés. Nous nous efforçons de conserver vos informations personnelles au Québec ou, lorsque cela n’est pas possible, ailleurs au Canada. Cependant, il arrive que les informations soient stockées sur des serveurs situés à l’extérieur du Canada, notamment aux États-Unis.

Nous collaborons également avec des agents et des fournisseurs de services à l’étranger. Dans tous les cas, nous nous engageons à protéger vos informations personnelles, qu’ils soient conservés au Canada, aux États-Unis, ou ailleurs. Nous limitons leur accès uniquement aux tâches nécessaires et nous nous efforçons de mettre en place des accords contractuels pour assurer un niveau de protection au moins équivalent à celui en vigueur au Québec, incluant des mesures de sécurité robustes et efficaces.

Si vous avez des questions sur la conservation ou le transfert de vos informations personnelles, n’hésitez pas à nous contacter.

a. Par un programme de gestion des informations personnelles

Nous avons mis en place un programme complet de gestion des informations personnelles pour garantir leur confidentialité et leur sécurité. Ce programme inclut des politiques et des procédures internes pour encadrer la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des informations personnelles, ainsi que pour gérer les plaintes, la sécurité de l’information et la gouvernance des données chez Groupe Alphard inc. La collecte de vos informations personnelles par le biais de notre site Web respecte les exigences de ce programme.

b. Avec des mesures de sécurité nécessaires et appropriées

Nous prenons des mesures administratives, techniques et physiques pour protéger vos informations personnelles contre l’accès non autorisé, la perte, l’utilisation abusive, le partage, ou la modification. Ces mesures comprennent :

• Accès restreint aux bureaux physiques et aux dossiers.
• Limitation de l’accès aux informations personnelles aux employés et agents autorisés seulement.
• Stockage des documents d’archives chez des tiers fiables dans des locaux sécurisés.
• Utilisation de pare-feu, de mots de passe et de chiffrement des fichiers pour les activités en ligne.
• Mise en place de protocoles de sécurité tels que SSL (Secure Sockets Layer), chiffrement des communications, logiciels de surveillance du réseau, identifiants, mots de passe, et authentification à deux étapes.

Nous utilisons ces mesures pour minimiser les risques de perte, de vol, d’accès ou d’utilisation non autorisée des informations personnelles. Notre objectif est de prévenir tout incident de confidentialité.

c. Vie privée des enfants

Notre site n’est pas destiné aux enfants de moins de 13 ans. Nous ne collectons pas sciemment des informations personnelles auprès d’enfants de moins de 13 ans, sauf si un parent ou tuteur légal y a consenti. Si vous pensez que des informations ont été recueillies sans consentement, veuillez nous contacter via la section « Nous joindre ».

Groupe Alphard inc. peut modifier, mettre à jour ou réviser cette Politique à tout moment. La date de mise à jour indique la dernière modification. Nous vous encourageons à consulter régulièrement la Politique pour rester informé des changements. En cas de modifications importantes, nous vous en informerons lors de votre prochaine visite sur notre site Web. La Politique et tout accord connexe seront disponibles sur notre site. En continuant à naviguer sur notre site Web, vous acceptez les termes révisés, le cas échéant.

Selon la législation applicable en matière de protection des Informations personnelles, vous disposez de certains droits, tels que les suivants :

• Protection de la confidentialité : Vos informations personnelles sont protégées.
• Accès : Vous pouvez accéder aux informations personnelles que nous détenons sur vous.
• Rectification : Vous pouvez demander la correction de vos renseignements s’ils sont incomplets, inexacts ou collectés de manière non autorisée.
• Désindexation : Vous pouvez demander la désindexation ou la réindexation de vos informations.
• Portabilité : Vous avez le droit de recevoir vos informations personnelles dans un format structuré.
• Effacement : Vous pouvez demander la suppression de vos informations personnelles.
• Désabonnement : Vous pouvez retirer votre adresse électronique de notre liste d’envoi.
• Retrait du consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Notez que les informations anonymes, qui ne permettent pas de vous identifier, peuvent être conservées même après le retrait de votre consentement.

Voici les étapes de traitement d’une demande :

a. Réception

• Pour déposer une plainte, envoyez une demande écrite au Responsable de la protection des informations personnelles (coordonnées disponibles à la fin de cette politique). Veuillez inclure votre nom, vos coordonnées (y compris un numéro de téléphone) et les détails de votre plainte. Si les informations fournies sont insuffisantes, nous pourrions vous demander des détails supplémentaires pour évaluer votre demande.

b. Traitement

Groupe Alphard inc. s’engage à traiter chaque plainte de manière confidentielle.

• Délai de réponse : Nous vous répondrons dans les 30 jours suivant la réception de votre plainte ou des informations supplémentaires requises. La réponse sera envoyée par courriel, expliquant si le traitement des renseignements est conforme à notre politique et à la législation en vigueur.
• Prolongation du délai : Si nous ne pouvons pas répondre dans ce délai, nous vous informerons des raisons de l’extension, de l’état d’avancement, et du délai nécessaire pour fournir une réponse définitive.

Chaque plainte est documentée dans un dossier distinct, contenant la plainte, l’analyse et la réponse fournie.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou de tout autre organisme de surveillance en matière de protection des informations personnelles. Cependant, nous vous invitons à attendre la conclusion de notre processus interne avant de procéder.

Pour toute demande, veuillez consulter la section « Nous joindre ».

Pour toute question, demande, commentaire ou plainte concernant vos informations personnelles, veuillez contacter notre Responsable de la protection des informations personnelles :

• Groupe Alphard inc. Madame Marina Villarroel
  Directrice des services administratifs et du développement des affaires
  Adresse : 301-5570, avenue Casgrain, Montréal, QC, H2T 1X9, Canada
• Courriel : Loi25@alphard.com

Le tableau suivant vous indique pour quelles Fins nous traitons vos informations personnelles et, pour chacune d’entre elles, la base légale permettant de légitimer les traitements en cause en vertu droit européen. En fonction des circonstances, nous nous fondons sur différentes bases légales pour traiter les mêmes informations personnelles à différentes Fins.

Nous traitons vos informations personnelles pour les Fins et selon les bases légales suivantes :

FINALITÉS	BASE LÉGALE
Le traitement est réalisé en vertu de notre intérêt légitime qui consiste à assurer la bonne communication avec les utilisateurs de nos produits et services.	Le traitement est réalisé en vertu de notre intérêt légitime qui consiste à assurer la bonne communication avec les utilisateurs de nos produits et services.
Exploiter et améliorer notre site.	Le traitement est réalisé en vertu de notre intérêt légitime qui consiste à optimiser nos outils et solutions afin de satisfaire au mieux les utilisateurs de notre Site et nos prospects.
Améliorer votre expérience client lors de votre visite de notre site Web, adapter le contenu et la publicité en fonction de vos intérêts.	Le traitement est réalisé sur le fondement de votre consentement.
Réaliser des actions de prospection commerciale afin de vous transmettre des offres, des actualités ou toute autre information connexe concernant les produits et services que nous offrons dans le domaine du stockage d’énergie.	Le traitement est réalisé sur le fondement de votre consentement.
Communiquer des informations sur les modifications de notre site Web.	Le traitement est nécessaire selon les cas, (i) au respect des obligations légales auxquelles nous sommes soumis (ex. mise à jour nécessaire au maintien de la conformité du Site), ou (ii) pour l’exécution d’un contrat avec vous.
Maintenir un environnement de confiance sécurisée.	Le traitement est réalisé en vertu de notre intérêt légitime pour assurer le respect des lois en vigueur, l’application de nos Conditions d’utilisation, prévenir les fraudes, améliorer la sécurité et assurer la performance adéquate de notre Site.
Nous conformer aux obligations légales et réglementaires qui nous sont applicables.	Le traitement est nécessaire au respect des obligations légales auxquelles nous sommes soumis.
Gérer tout litige potentiel ou avéré avec vous ou des tiers.	Le traitement est réalisé en vertu de notre intérêt légitime qui consiste à défendre nos intérêts, y compris par la voie judiciaire.